2013年1月5日 星期六

[ Office 教學 ] 如何快速比對兩份雷同的資料,將其中的差異找出來!(內含 Word、Excel 兩種方法)



有時候在做文書處理時,常常會比較兩份大致上相同卻有小部分相異的資料,比方說兩份合約、或者是兩串的訂單編號等等,如果要開兩個視窗慢慢比對實在很辛苦又沒效率,今天 Boring 就要來教大家怎麼快速比對兩份龐大的資料,不管是 word 還是 excel 都可以唷!

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今日課程:比較兩份大致相同部分相異的文件
課程內容:透過 office 的功能,快速比對兩份資料
備註說明:word 和 excel 都有方法可以比對
 

比對方式一、Word 中的「比較與合併文件」

首先,在 Word 上方的功能表中,找到「工具」裡頭的「比較與合併文件」

圖片 1

接著選擇你想要比對的那份文件,並且將需要比對的資訊勾選起來,一般來說「修正標記」「尋找格式」預設的狀態都是已經勾選的狀態,直接點擊「比較」就可以了

圖片 2

點擊比較之後,就會另外開啟一個文件,裡頭會透過「追蹤修訂」的方式告知你兩份文件的差異之處,如果是資料相當龐大的文件,就不用一字一句慢慢的找啦。

圖片 3

比對方式二、Excel 中的 「IF」函數比對兩欄的資料

首先,我們來看看需要比較的資料,這兩欄的資料都是訂單編號和姓名,我們要比較 A 欄與 B 欄的資料有無差異

圖片 4

接著在 C1 的欄位中, key 上「=IF(A1=B1,TRUE,FALSE)」,這串公式的意思是,如果 A1 資料等於 B1 資料則顯示 TRUE ,若兩欄資料不相等則顯示 FALSE。

圖片 5

再來請將滑鼠移動到方格中的右下方,往下拖曳至全部的資料都包含進去!

圖片 6

這時候資料的差異性就明顯的被比對出來啦!顯示 TRUE 的代表示相等的資料,顯示 FALSE 的則是相異的資料了,是不是很簡單呢?

圖片 7

透過這兩種比對資料的方式,相信以後遇到再龐大的資料需要處理也難不倒各位囉!

3 則留言 :

  1. 大大你好,想請問有沒有辦法比對兩份excel文件?

    文件A:順序排好 001,002,003,004.....999
    文件B:亂序253,524,145,1376....1475

    我想知道——
    1)文件A內那些數字沒有出現在文件B?
    2)文件B內有沒有文件A沒有的數字?
    3)文件A和B裡哪些數字是相同的?有多少相同的數字?

    如果想要實現這個目的的話……請問有什麼好辦法?
    目前只能肉眼/ctrl+F查找,效率太低……
    謝謝。

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    1. 不好意思,我找到解決方法了,打攪你了,謝謝。

      刪除
    2. 請問一下你是用什麼方法?謝謝

      刪除

還有想知道什麼好用的軟體嗎?說出來 Boring 找給你!

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